مجموع هزینه های مالکیت (TCO) چیست و به چه کار می آید؟

مقدمه

در انتخاب تجهیزات و راه حل های IT و خصوصاً سیستم های امنیتی، عمدتاً توجه ما به جنبه های کارکردی (functional) از جمله قابلیت ها، feature ها و مشخصات فنی جلب می شود.

بعد از تصمیم گیری روی مشخصات فنی یا همزمان با آن، دغدغه ی ما، قیمت ها و هزینه خرید سیستم است.

اما هزینه اولیه خرید یک سیستم، تنها هزینه ای نیست که برای بهره برداری از آن می پردازیم و باید به مجموع هزینه های مالکیت (TCO – Total Cost of Ownership) نیز توجه داشته باشیم. در این مقاله توضیح خواهیم داد که مجموع هزینه های مالکیت چیست و چرا یک ملاک مهم و ارزشمند در فرآیند تصمیم گیری خرید و توسعه سیستم ها می باشد. پارامترهای شکل دهنده TCO چه هستند و چگونه در بازار ایران، می تواند به معیاری مهم در انتخاب سیستم ها و پیمانکاران تبدیل شود.

TCO چیست؟

مجموع هزینه های مالکیت، مفهومی است که امروزه اهمیت زیادی در حوزه های تجاری در سرتاسر دنیا پیدا کرده است. کلیت این مفهوم آن است که همه ی هزینه های یک تصمیم باید برآورد شوند، به جای آنکه تنها بر هزینه های اولیه (مانند خرید سخت افزار یا نرم افزار) تکیه شود.

شاید شما هم این قصه معروف را شنیده باشید که زمانی، شرکت تویوتا به ایران پیشنهاد داد که به ازای هر پیکان تولیدی، یک دستگاه خودروی تویوتا به صورت رایگان تحویل می دهد و در ازای آن، ما به التفاوت هزینه سوخت پیکان و تویوتا در طی ده سال را دریافت نماید. نمی دانم این داستان چقدر حقیقت دارد، اما مثال خوب و ملموسی از این واقعیت است که چنانچه فقط هزینه های ابتدایی دو خودرو را مقایسه کنیم، نتیجه به نفع پیکان است؛ اما اگر هزینه های سوخت را هم به حساب بیاوریم، نتیجه به نفع تویوتا خواهد شد. (البته دقت دارید که جمع این دو، هنوز هم مجموع کل هزینه های مالکیت نیست.)

عبارت TCO مفهومی نسبتا جدید است که توسط موسسه گارتنر – معتبر ترین موسسه در ارائه خدمات مشاوره IT در دنیا – متداول شده است. خصوصا TCO برای مقایسه دو یا چند گزینه ی جایگزین به کار می رود؛ وقتی می خواهیم یک تکنولوژی جدید را پیاده سازی کنیم. چرا که  TCO نه فقط هزینه های ابتدایی خرید را در نظر می گیرد، بلکه هزینه های کمتر مشهودی مانند آموزش بهره برداری از تجهیزات جدید به پرسنل، هزینه های ارتقاء در طول زمان، هزینه های نگهداری و پشتیبانی و دیگر هزینه ها را نیز در بر می گیرد. گاهی TCO را با شناسایی هزینه های مستقیم (مانند هزینه های خرید لولیه سخت افزار و نرم افزار) و نیز هزینه های غیر مستقیم (هزینه های آموزش و هزینه های ارتقاء) شناسایی و برآورد می کنند. هزینه های جاری، در واقع، هزینه هایی هستند که عملا می پردازیم، اما در ابتدا به چشم نمی آیند و شاید حتی در ادامه پروژه هم از دیده دور بمانند. نکته جالب آن است که اغلب این هزینه ها از هزینه های خرید سیستم نیز به مراتب بیشتر می شوند، و به همین دلیل، آنها را به بخشی از کوه یخی تشبیه می کنند که وجود دارد، اما در زیر آب است و دیده نمی شود!

TCO و ارزش فعلی

یک رویکرد مفید دیگر آن است که هزینه ها را به هزینه های ثابت و هزینه های جاری تفکیک کنیم. (هر دوی این هزینه ها، می توانند مستقیم یا غیر مستقیم باشند.) علت شناسایی هزینه های جاری آن است که بتوان ارزش فعلی (present value) سرمایه گذاری های آتی را محاسبه کرد. هزار تومان پنج سال دیگر با هزار تومان امروز دیگر تفاوت دارد. پس با توجه به پیش بینی نرخ های تورم سالیانه، عملا باید هزار تومان هزینه ی پنج سال دیگر را به نرخ امروز اصطلاحا تنزیل کرد تا کل هزینه ها به ارزش امروز با هم جمع و مقایسه شوند.

پارامتر های شکل دهنده TCO

با توجه به توضیحات بالا، می توانید حدس بزنید چه پارامترهایی عملا TCO را شکل می دهند. در زیر به چند مورد اشاره می کنیم:

هزینه خرید اولیه

طبیعی است! این بخش مشهود هزینه های مالکیت است. اما آمار های گارتنر نشان می دهند که هزینه ی اولیه خرید یک PC، تنها 20 درصد مجموع هزینه های مالکیت است. البته منشا این آمار، کشورهایی هست که برای نرم افزار های روی PC مثل ویندوز و مجموعه آفیس هم پول می دهند، شاید این نسبت در ایران مقداری بالاتر باشد. اما به هر حال، حتی در ایران نیز برای نرم افزار های سازمانی، مثل اتوماسیون اداری و یا نرم افزار های مدیریت تصاویر (VMS – Video Management Software) هزینه می کنیم.

 هزینه های آموزش

بعد از خرید سیستم جدید، اغلب نیاز است که پرسنل جهت بهره برداری آموزش های لازم را ببینند. هزینه های آموزش و نیز هزینه های نفر ساعت صرف شده از پرسنل، باید در TCO لحاظ شود. اگر اپراتوری و راهبری سیستم جدید، به نیروی انسانی کمتری نیاز دارد، از نظر هزینه ای، جذابتر است.

 ارتقاء

سیستم جدیدی خریداری کرده اید، اما اطلاعات قدیمی شما همچنان روی سرور های قبلی است. به شما گفته می شود که می توان اطلاعات نرم افزار حسابداری قبلی را هم به نرم افزار جدید انتقال داد، اما این انتقال هزینه دارد. هزینه ی آن را لحاظ کرده اید؟

 هزینه های انرژی

هزینه های انرژی معمولا به سادگی فراموش می شوند؛ حال آنکه عملا سازمان شما این هزینه ها را می پردازد، البته به شکلی که شما متوجه نمی شوید: روی قبض برق و گاز! وقتی برای سیستم نظارت تصویری سرور خریداری می کنید، توان مصرفی ای برای خود سرور محاسبه می شود و تازه علاوه بر آن، شما باید توان مصرفی تجهیزات جانبی مانند خنک کننده ها را هم در نظر بگیرید. یا وقتی برای سازمان بزرگ خود، قصد دارید هزار عدد دوربین خریداری کنید، در نظر داشته باشید که اگر هر دوربین انتخابی، تنها 1 وات بیشتر مصرف کند، شما عملا باید هزینه جاری 1 کیلووات برق را نیز روی هزینه های سیستم تان حساب کنید. در طول یک یا چند سال زمان بهره برداری، اینها برای خوشان عددی می شوند.

هزینه های فضا

یادم هست حوالی سال های 84 و 85، زمانی که تازه مونیتور های LCD به بازار آمده بودند، و کمی لوکس محسوب می شدند و قیمت هایشان حدودا 200 هزار تومان بود، می شد با حدود 70 هزار تومان یک مونیتور CRT (لامپ تصویری) خریداری کرد. آن موقع در شرکت حدود 10 کامپیوتر داشتیم که همگی مونیتور های CRT داشتند. تصمیم گرفته بودم مونیتورهای بعدی را LCD خریداری کنم، اما با مونیتور های قبلی چه کنم؟ پول آنها را داده بودیم و نمی صرفید مجددا پول برای مونیتور LCD بدهیم.بعد از اینکه برای اولین بار، مقاله ای از گارتنر در مورد TCO خواندم، به فکر افتادم که ما برای فضای شرکت هم داریم هزینه می دهیم (آن موقع دفترمان اجاره ای بود و این هزینه برایم ملموس تر بود، اما عنایت دارید که در دفاتر ملکی هم باز برای فضا، هزینه می دهیم) با توجه به اینکه مونیتور های LCD فضای بیشتری از میز را می گرفتند، عملا درصد کمتری از فضای شرکت قابل استفاده می شد. این هزینه را در طول یک سال حساب کردم و دیدم به ازای هر متر مربع فضا، چیزی در حدود 150 هزار تومان داریم پرداخت می کنیم. مشخص بود که اگر فقط میزان صرفه جویی در فضا و هزینه اجاره را به حساب بیاورم، با آن پول می توانم مونتیور های پرسنل را ارتقا بدهم! ضمن اینکه مشکلات سردرد و عدم بهره وری (و شاید حتی خرید عینک!) هم صرفه جویی می شد. (پرسنل احساس بهتری هم داشتند وقتی با مونیتور های LCD که آن موقع لوکس به حساب می آمدند کار می کردند). مونیتور ها را عوض کردم!

هزینه های ذخیره سازی

این هم از هزینه هایی هست که خصوصا در سیستم های نظارت تصویری باید به آن دقت کرد. در این مسابقه ای که برای خرید دوربین های با مگاپیکسل بالاتر به راه افتاده است، حجم ذخیره سازی دوربین شما چقدر باید باشد؟ هر چقدر در اینجا صرفه جویی کنید و دوربین ارزانتر بخرید، احتمالا چند برابر آن را به صورت خرید هارد دیسک جبران خواهید نمود! یا اینکه مجبور می شوید از میزان دوره بک آپ سیستم هایتان بکاهید!

 پشتیبانی و به روز رسانی

شاید این هزینه ها برای متخصصین حوزه نظارت تصویری ملموس تر باشد: برخی از نرم افزار های VMS، علاوه بر هزینه لیسانس اولیه، برای اینکه سیستم شما را در سال های بعد پشتیبانی کنند، به ازای هر دوربین، هزینه سالیانه مجزا دریافت می کنند.

 هزینه های ادغام

در دنیای امروزی، سیستم جزیره ای معنی ندارد. سیستم کنترل دسترسی شما باید بتواند با نظارت تصویری شما ادغام شود، با نرم افزار حضور و غیاب شما لینک شود، و ضمنا با سیستم BMS همخوان باشد. این شامل سیستم های فعلی، و سایر سیستم هایی که در آینده خریداری می کنید نیز می شود. یعنی از الآن باید به فکر آینده باشید و تجهیزاتی خریداری کنید که بتوان در آینده، آنها را به سیستم های دیگری که به سازمان تان اضافه می شوند، کار کند. درست است! شما نمی دانید که در آینده چه سیستم های دیگری خریداری می کنید! اما لااقل می توانید مطمئن شوید که اگر سیستم های آینده، با پروتکل های استاندارد کار کنند، تجهیزات فعلی شما با آنها همخوان خواهند بود. و الا، باید هزینه های ادغام بیشتری را به مجموع هزینه های مالکیت اضافه کنید.

 جمع بندی

در مقاله حاضر، به بررسی نقش و اهمیت TCO در هنگام خرید سیستم ها پرداختیم. وقتی قصد خرید سیستمی را دارید، معمولا به معیار های کارکردی (مشخصات، قابلیت ها، فیچر ها) توجه دارید. در کنار آن، به مجموع هزینه های مالکیت، به عنوان یک معیار غیر کارکردی (non-functional)  توجه داشته باشید و آن را در آنالیز هایتان لحاظ کنید.